DOCUMAX adalah solusi pengarsipan elektronik berbasis web untuk membantu perusahaan menyimpan, mencari, mengelola, mendistribusikan, dan mengamankan dokumen secara lebih praktis, efisien, dan terstruktur.
Pengelolaan dokumen berbasis kertas dapat menambah biaya penyimpanan, meningkatkan risiko kehilangan atau kerusakan, dan menghabiskan waktu saat dokumen harus ditemukan kembali.
Semakin banyak dokumen fisik, semakin besar kebutuhan ruang dan biaya penyimpanannya.
Dokumen orisinal dapat menghadapi risiko kehilangan atau kerusakan.
Pencarian dokumen secara manual dapat menyita waktu dan menurunkan produktivitas.
Dokumen perlu dipindahkan atau digandakan untuk dibagikan kepada pihak terkait.
DOCUMAX membantu organisasi mengelola dokumen digital dan hasil scan dalam kabinet atau folder virtual yang terstruktur, lengkap dengan metadata untuk memudahkan pencarian kembali.
Digitalisasi dokumen mendukung penghematan ruang dan biaya, mempercepat akses serta distribusi dokumen, mengurangi penggunaan kertas dan fotokopi, serta menyediakan pengaturan wewenang akses dan keamanan data dokumen.
Fitur DOCUMAX dirancang untuk mendukung pengarsipan, pencarian, perubahan, persetujuan, keamanan, dan pemantauan dokumen.
Mengelola dokumen MS Office, PDF, dokumen hasil scan, dan tipe dokumen lainnya.
Pencarian berdasarkan atribut dokumen maupun kata kunci yang terdapat di dalam isi dokumen.
Setiap perubahan menghasilkan versi baru sehingga riwayat dan kronologis dokumen tetap terjaga.
Disposisi, approval, dan komentar dapat dilakukan secara elektronik melalui komputer maupun perangkat mobile.
Pengingat dapat membantu mengurangi risiko terlewatnya jadwal renewal atau proses review dan approval.
Menghubungkan dokumen yang saling terkait, misalnya PO dengan quotation, kontrak, dan invoice.
Memetakan dokumen digital dengan lokasi dokumen fisik di ruang arsip untuk membantu menemukan arsip asli.
Pengguna dapat memberikan komentar dan berdiskusi terkait suatu dokumen.
Antarmuka tersedia dalam pilihan bahasa Indonesia maupun Inggris.
DOCUMAX menyediakan beberapa lapisan pengamanan untuk membantu organisasi mengatur siapa yang dapat mengakses dan melakukan aktivitas terhadap dokumen.
Hak akses dapat dibatasi berdasarkan fungsi dan kewenangan pengguna atau folder/divisi terkait.
Dapat diintegrasikan dengan LDAP atau Active Directory untuk autentikasi pengguna dan dukungan Single Sign-On.
Menyediakan mekanisme enkripsi dokumen menggunakan 128 bit key sesuai materi produk.
Mencatat aktivitas pengguna seperti login, pengarsipan, edit, view, dan aktivitas lainnya.
Proses review dan approval dapat berjalan secara elektronik tanpa perlu memindahkan dokumen fisik antar pengguna.
Mendukung pengaturan akses dokumen dan folder sesuai fungsi pengguna dalam organisasi.
Struktur penyimpanan dan hak akses dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi dan departemen.
Konsultasikan kebutuhan pengarsipan digital perusahaan Anda dan diskusikan bagaimana DOCUMAX dapat disesuaikan dengan proses bisnis organisasi.
PT Asiasoft Nusantara
POINT 8 Rukan B-06, Daan Mogot Km. 14, Jakarta 11750
Tel. 2967 2300 · enquiry@asiasoft.co.id
Punya kebutuhan digitalisasi arsip, document management, workflow approval, atau pengamanan dokumen? Hubungi kami langsung melalui WhatsApp untuk konsultasi dan informasi demo DOCUMAX.
Chat via WhatsAppWhatsApp: 0816 1436 106